Autro

المشكلة

تشتري TRICYCLE بوليمرات معاد تدويرها من موردين في أنحاء إسبانيا، وتبيعها لمشترين في تركيا وفيتنام وألمانيا وهونغ كونغ وغيرها. كل شحنة ترتبط بعقد شراء وعقد بيع وحاويات وتكاليف بعملتين، إضافة إلى مجموعة من مستندات التصدير: بوليصة شحن، وشهادة منشأ، وشهادة صحة نباتية، وشهادة تبخير، وشهادة EUR.1.

كان كل ذلك موزعاً بين جداول Excel وأدوات متفرقة. لم يكن أحد يعرف ربح الشحنة قبل اكتمالها، وكان إعداد مستندات حاوية واحدة يستغرق ساعات من نسخ الأرقام نفسها بين ملف وآخر.

أين كانت الصعوبة

لم تكن المشكلة في الأوراق نفسها، بل في أن الشحنة ليست كياناً واحداً.

قد يتوزع الشراء الواحد على عدة مبيعات، وقد يجمع البيع الواحد عدة مشتريات. وقد تضم العملية الواحدة عشرين حاوية، لكل منها وزنها وسعرها وعملتها. ولا يظهر الربح الفعلي إلا بعد تحميل كل تكلفة على الحاوية المعنية: النقل، والجمارك، والتأمين، والتحميل، والشهادات، والوساطة، والتخزين، والرسوم البنكية.

يستطيع Excel حفظ كل ذلك، لكنه لا يفرض قواعد العمل.

القرارات

ما تغيّر

حلّ النظام محل الجداول، ويعمل في الإنتاج منذ أكثر من سنة. وأصبح إعداد المستندات يستغرق دقائق بعد أن كان يستغرق ساعات. كما أصبح ربح العملية — صافياً وهامشاً وربحاً لكل طن — واضحاً بينما الشحنة لا تزال في الطريق، لا بعد إغلاقها.

يدير النظام اليوم 64 عملية تجارية، منها 36 مكتملة، مع أطراف في ثماني دول، وباليورو والدولار، ضمن صلاحيات مبنية على الأدوار وسجل تدقيق كامل.

ما تعلّمه منه

لم تكن وثيقة المتطلبات عبئاً إضافياً. كل ساعة أُنفقت على نموذج المجال قبل إعادة البناء وفّرت أسبوعاً من الجدل حول تكلفة حاوية، أو حول أي الشاشتين تعكس الواقع.

وبناء ما وصفه حسين بنفسه غيّر طريقته في التوصيف. والقاعدة التي يصعب تنفيذها تكون غالباً قاعدة لم تُوصف بدقة.